O Sistema de Gestão da Qualidade (ou SGQ) é um conjunto de informações que relaciona processos, procedimentos, pessoas e até mesmo ambientes físicos. Tudo que contribui para alcançarmos nossos objetivos e entregar conformidade para o cliente. Além disso, esse contexto está em constante mudança, seja por fatores externos (como crises ou novas necessidades de mercado) ou internos (como as próprias mudanças e melhorias dos processos).

Hoje em dia, com o volume gigantesco de informações que precisamos gerenciar, fazer isso de forma manual, com planilhas, por exemplo, é uma tarefa praticamente impossível. E é interessante entender que esse volume de dados só tende a aumentar, o que também vai elevar a dificuldade de gerenciamento a níveis nunca antes vistos.

Por isso, ter um software para SGQ vai fazer muita diferença na sua gestão. Essa ferramenta foi preparada para garantir mais centralização e eficiência, bem como uma análise muito mais precisa de tudo que você precisa para manter a qualidade em alta! Vejamos alguns pontos importantes!

Software para SGQ: centralização de informações, facilidade de análise

Talvez você esteja passando por isso neste momento. Quando a gestão é feita de forma manual (planilhas e papel), a centralização de todos os dados é demorada e custosa.

Na gestão de indicadores, por exemplo, é preciso coletar diversas planilhas ou trabalhar com várias abas para, então, conseguir montar uma dashboard ou gráfico. Isso leva tempo, é cansativo e custa muitos recursos à organização.

Por outro lado, um software SGQ permite que todas as informações relacionadas à qualidade (não conformidades, riscos, procedimentos, fluxogramas, indicadores etc.) sejam armazenadas e acessadas em um único local. Sem contar que, com a capacidade de coletar dados em tempo real, o software ajuda a monitorar o desempenho dos processos e identificar tendências em tempo recorde. Isso nos permite identificar áreas com o desempenho abaixo do esperado e, é claro, tomar medidas corretivas mais rapidamente.

Todos esses aspectos facilitam muito a análise e o monitoramento dos nossos processos, pois todos os dados estão prontos para serem analisados, tudo a um clique! Assim, é muito mais fácil identificar áreas que precisam de melhorias ou pontos de atenção no SGQ. O que acaba criando um ciclo e uma cultura de melhoria na empresa!

Software para SGQ: automatizando fluxos da qualidade 

Quando um colaborador precisa tratar uma não conformidade (NC), ele vai procurar uma forma de fazer isso. O famoso “como”. Mesmo que nós da qualidade tenhamos um fluxo de tratativa claro em nossas mentes, o restante dos colaboradores provavelmente não o terá.

Ter um bom Software para SGQ é como ter um “checklist” do que precisa ser feito. Na tratativa de NCs, por exemplo, o software vai guiar o colaborador, levando-o para a análise de causas, depois para criação do plano de ação, para a ação e então para a análise de eficácia. Cada etapa e particularidade está organizada e será apresentada apenas quando necessário. Ou seja, um verdadeiro “passo a passo”!

Além disso, a automatização de processos por meio de um software pode ajudar a eliminar erros humanos e garantir a consistência nas operações. Isso reduz o tempo gasto em tarefas manuais e libera recursos para atividades de melhoria contínua e que realmente vão trazer resultados para nossas partes interessadas!

Software para SGQ: visão sistêmica e gestão prática!

Mesmo empresas pequenas, geralmente, contam com uma abundância de processos rodando. O que, obviamente, vai aumentando com o crescimento da organização e com a própria complexidade inerente a cada tipo de processo.

Com o tempo, a gestão manual acaba “departamentalizando” tudo, separando a empresa em diversas “caixinhas”. Isso torna a implementação de melhorias muito mais complexa e passível de falhas. Porém, um software para SGQ consegue integrar processos, facilitando o acesso à informação. Com isso, é possível analisar causas raiz, planejar e monitorar ações corretivas/preventivas e promover colaboração entre os membros de diferentes setores sem perder o todo de vista.

Essa visão mais holística das nossas operações é essencial para identificar oportunidades de melhoria e implementar mudanças eficazes. Mudanças que realmente promovam excelência e satisfação do cliente. De forma resumida, o software ajuda a criar uma “cola” que oferece informações integradas e não apenas sobre um ou outro processo isolado.

Visão sistêmica = melhoria sistêmica!

Ao longo do texto, falei mais das não conformidades, pois elas são a ferramenta direta de melhoria contínua e a maior dificuldade dos profissionais da qualidade. Porém, precisamos pensar nisso de forma sistêmica!

Imagine o poder de ter tudo integrado? Gestão de riscos, indicadores, planos de ação, os documentos, não conformidades e todo o sistema de gestão da qualidade! Afinal, com tudo na palma da mão, podemos entender a empresa de forma completa!

Um bom software para SGQ ajuda a promover a melhoria contínua fornecendo às organizações tudo que elas precisam para evoluir. Você terá à disposição todas as informações e, mais que isso, as ferramentas necessárias para identificar oportunidades, implementar mudanças e monitorar o impacto dessas mudanças ao longo do tempo. Em resumo, o software funciona como um verdadeiro implementador do PDCA na sua organização!

Para arrematar tudo: um software para SGQ, no contexto atual do mercado, é fundamental na promoção da melhoria contínua dentro de qualquer empresa! Só há um caso em que ele não é recomendado: para empresas que querem permanecer estagnadas e que não querem melhorar seus processos, seu desempenho e, é claro, seus resultados!

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